Comment gagner du temps dans la gestion des emails ?

En 2015, plus de 205 milliards d’emails ont été envoyés et reçus chaque jour à travers le monde, et aujourd’hui, on estime a plus de 3,7 milliards le nombre de personnes possédant une adresse mail. 

Comme tout service web, le système de messagerie électronique présente de nombreux avantages mais aussi beaucoup d’inconvénients. Mais ces inconvénients résultent en majeure partie dans la façon dont nous utilisons notre boite mail. La productivité peut baisser sérieusement quand nous n’utilisons pas correctement cet outil pourtant indispensable.

Voici quelques automatismes à mettre en place pour ne plus perdre de temps avec sa boite mail.

1/ N’utilisez qu’un seul fournisseur

Les entrepreneurs et patrons d’entreprises ont souvent à disposition plusieurs adresses mails. Si vous disposez d’une adresse mail chez Yahoo, une chez Gmail et votre adresse personnelle sur Outlook, vous devriez en clôturer certaines. Centraliser vos adresses mails auprès d’un seul fournisseur vous permettra d’avoir un accès beaucoup plus rapide à tous vos emails. D’autant plus qu’avec un smartphone, vous recevez vos mails sur votre téléphone, et devoir jongler constamment entre plusieurs fournisseurs pour ne rien rater est une simple perte de temps.

2/ Votre concentration est importante, préservez la

Ce qui vous éloigne le plus de vos tâches à accomplir, ce sont ces emails justement. Un salarié reçoit en moyenne plus de 120 emails par jours. Cela représente une avalanche de distractions possibles et donc une baisse sensible dans la performance au travail.

Et ce n’est pas tout, être distrait c’est une chose, mais revenir à la concentration s’avère aussi un phénomène chronophage. Apparemment, il faudrait plus d’une minute trente pour réussir à se re-concentrer et se remettre à son travail efficacement.

Au lieu d’être constamment dérangé par les notifications qui s’accumulent en haut à droite de votre écran, ou par ce bruit horripilant qui émane de votre téléphone, une solution simple – planifiez une ou plusieurs plages horaires où vous traiterez tous vos emails d’un seul coup. Vous pouvez également ajuster vos paramètres afin de vous informer des nouvelles activités de messagerie par heure et non plus par minute.

3/ Passer par des emails alors que ce n’est pas le bon canal

Je m’explique. Parfois il est tentant d’envoyer un mail à ses collègues au sujet d’un thème particulier et ainsi engager une conversation où chacun prend la parole et donne son avis – par mail. Cela devient vite ingérable, on peut louper des informations importantes et les notifications vous dérangeront en continu.

Souvent, un coup de fil sera bien plus rapide, ou une réunion bien plus efficace pour échanger des idées. C’est un gain de temps, et c’est quand même plus agréable que de converser derrière un écran.

4/ Utilisation excessive de la fonction CC

Combien de fois avez-vous reçu des emails parce que vous étiez dans la boucle en copie, mais ceux-ci ne vous concernaient pas vraiment ? C’est agaçant. Alors lorsque vous vous apprêtez à mettre en copie certaines personnes, assurez-vous que celles-ci ont réellement « leur place » dans cet email et que ces informations doivent impérativement leur parvenir.

5/ Le temps de réponse

Lorsque l’on reçoit un email, nous avons tendance à vouloir y répondre le plus rapidement possible pour être sûr de ne pas oublier de le faire. Seulement voilà, cela prend beaucoup de temps. Une technique consiste à répondre rapidement à certains emails, seulement si cela vous prendra moins de 2 minutes. L’essentiel est de réussir à hiérarchiser l’importance des emails reçus pour ne traiter que ce qui relève de la plus haute importance. En agissant ainsi, vous gagnerez du temps.

Une fois de plus, il s’agit d’automatiser certains comportements, tout est question de méthodologie pour accroitre sa productivité et ne pas se sentir débordé lorsque l’on a une multitude d’emails en retard, notamment le lundi ou après des congés. En prenant de bonnes habitudes, vous devriez réussir à mieux gérer votre temps.

N’hésitez pas à nous faire parvenir en commentaires vos astuces pour gagner du temps dans la gestion de vos emails.